Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Best Western Hotel Apollon asiakasrekisteri


Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Käyttämällä verkkosivustoamme tai mobiilisovellustamme, antamalla henkilötietoja Service Restaurants Oy:lle tai ilmaisemalla muulla tavoin hyväksyväsi markkinointi- tai muiden tietojen vastaanottamisen meiltä hyväksyt kaikki tässä tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojesi käyttötavat.

Jos et hyväksy tietosuojakäytännön ehtoja, älä käytä www.hotelapollo.fi -sivustoa tai anna mitään henkilötietoja Service Restaurants Oy:lle sivuston kautta tai muulla tavoin.


1. Rekisterinpitäjä


Service Restaurants Oy (0822757-6)
Asemakatu 31-33, 90100 OULU
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Pia Arolaakso
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.


2. Rekisteröidyt

Asiakkaat

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:
Service Restaurants Oy toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn osalta esimerkiksi hotellivarauksien yhteydessä ja asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen Service Restaurants Oy:hyn.
Asiakastietoja käsitellään suostumuksen perusteella internetsivustolleen (www.hotelapollo.fi) rekisteröidyttäessä.
Henkilötiedot tarkoittavat tässä yhteydessä kaikenlaista tietoa, joka voidaan joko suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön.
Henkilötietoja käytetään:
1. asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan kuten esimerkiksi käsitelläkseen asiakasta koskevia varauksia ja tilauksia.
2. Yhteydenpitoon tekstiviestein, mobiilisovelluksilla, sähköpostitse tai uutiskirjesovelluksen välityksellä.
3. asiakkaan tekemien varausten käsittelyyn.
4. palveluiden ylläpitoon ja kehitykseen.
5. palveluiden myyntiin ja toteutukseen.
6. maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
7. asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi sähköinen suoramarkkinointi, markkinointi, mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja yhtiömme lukuun sopimuksen perusteella toimivissa verkkopalveluissa.
8. käsittelemme Best Western International, Inc BEST WESTERN REWARDS® -OHJELMAAN (”BWR®”) kerättyjä asiakkaiden henkilötietoja, jotka käyttävät palveluitamme.
Yritysten yhteyshenkilötietojen käsittely
Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:
Yritysasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot sekä mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
Suojaamme yksityisyyttäsi ja noudatamme kulloinkin voimassaolevaa soveltuvaa lainsäädäntöä suojellaksemme sinua yksityishenkilönä. Tähän tietosuojaselosteeseen voidaan tehdä muutoksia julkaisemalla uudet ehdot Best Western Hotel Apollon internetsivustolla www.hotelapollo.fi. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.


4. Rekisteriin tallennettavat tiedot


Rekisterin pitäjä kerää ja käsittelee asiakkaistaan seuraavia henkilötietoja ja muita tietoja:
Varausjärjestelmä:
Asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, oletuskieli, varauksia koskevat tiedot, asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot, tiedot jäsenyydestä (BWR), tiedot matkaseurasta, työsuhde, yhteystiedot hätätilanteessa ja muut tiedot jotka vaikuttavat majoittumiseesi meillä (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, allergiat, esteettömyysasiat), mahdolliset erityisruokavaliotiedot*. Tieto suostumuksesta sähköiseen suoramarkkinointiin.

* Erityisruokavaliotietoja käytämme ainoastaan ruoan valmistukseen ja tarjoiluun eikä tietoja säilytetä rekisterissämme kauemmin kuin on tarpeellista.
Internetsivusto:
IP-osoite kirjautumishetkellä ja uutiskirjeen tilaushetkellä, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite sekä tieto suostumuksesta sähköiseen suoramarkkinointiin. Service Restaurants Oy käyttää evästeitä digitaalisissa palveluissaan, joista informoidaan palvelun käytön yhteydessä.
Sivun toiminnollisuus ja turvallisuus
IP-osoite käytönaikaisen toimien ja turvallisuuden valvomiseen
Service Restaurants Oy käyttää evästeitä digitaalisissa palveluissaan, joista informoidaan palvelun käytön yhteydessä. Ks. kohta 12. evästeet.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on mahdollisuus myös muuttaa tai kieltää suoramarkkinointi internetsivun kautta.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Internet sivuston uutiskirjeen poistaminen onnistuu uutiskirjeen mukana olevan linkin kautta.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on mm. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 1 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
Rekisteritietoja kerätään varaustilanteessa puhelimitse, sähköpostitse tai internet sivustojen ja varauksia välittävien toimijoiden välityksellä. Rekisteritietoja päivitetään asiakkaan omalla ilmoituksella. Lisäksi tietoja päivitetään Formia Future Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (Sarmasol Oy ja Apollo Henkilöstövuokraus Oy) rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Luovutamme tietoja Formia Future Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (Sarmasol Oy ja Apollo Henkilöstövuokraus Oy) käyttöön asiakaspalvelua varten. Formia Future Oy:n ja sen tytäryhtiöt (Sarmasol Oy ja Apollo Henkilöstövuokraus Oy) ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille niiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

8. Käsittelyn kesto

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakassuhteen päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita.
Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjapitolakia. Kirjanpitoaineiston säilytysajasta säädetään kirjanpitolain 2:10:ssä ja kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakassuhde katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.
Asiakassuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kun asiakas liittyy Best Western Rewards kanta-asiakasjärjestelmän jäseneksi (BWR). Kanta-asiakasjärjestelmän ylläpitäjänä toimii Best Western International (BWI) joka noudattaa Yhdysvaltojen ja Euroopan unionin välistä Privacy Shield -yksityisyydensuojaa sekä Yhdysvaltojen ja Sveitsin välistä Privacy Shield -yksityisyydensuojaa sillä tavoin kuin Yhdysvaltain kauppaministeriö on määrännyt Euroopan unionin jäsenmaissa ja Sveitsissä asuvien henkilötietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä.

BWI on lähettänyt oman vaatimustenmukaisuusvakuutuksensa siitä, että se noudattaa Privacy Shield -
yksityisyydensuojan ilmoituksia, valintoja, välittämistä, tietoturvaa, tietojen eheyttä, saatavuutta ja täytäntöönpanoa koskevia periaatteita. Osoitteessa http://www.privacyshield.gov on lisätietoja Privacy Shield - yksityisyydensuojaohjelmasta, ja siellä voi tarkastella myös BWI:n vaatimustenmukaisuus-vakuutusta heti kun Yhdysvaltojen kauppaministeriö on hyväksynyt sen. Huomaa, että jos BWI rikkoo Privacy Shield -yksityisyydensuojaa, Yhdysvaltojen liittovaltion kilpailuviranomainen (Federal Trade Commission) ja/tai Yhdysvaltojen kauppaministeriö saattavat ryhtyä tutkimaan rikkomusta..

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon, mutta käytämme profilointia tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää, kulutustottumuksia. Voimme käyttää näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

12. Evästeet

Käytämme evästeitä:
- verkkosivujen käyttökokemuksen parantamiseen,
- henkilökohtaisten asetustesi muistamiseen,
- olennaisen sisällön ja tiedon tarjoamiseen (esim. kohdennetut mainokset),
- verkkosivujen turvallisuuden varmistamiseen, ja
- tilastotietojen keräämiseen verkkosivujemme käytöstä ja mainonnan tehokkuuden mittaamiseen.

Mitä evästeitä käytämme?
Käytämme seuraavia evästeitä verkkosivuillamme:

Toiminnalliset evästeet
Toiminnalliset evästeet ovat välttämättömiä verkkosivujen ja sen ominaisuuksien käyttämiseen. Evästeitä käytetään esimerkiksi kirjautumistietojen ja kieliasetusten muistamiseksi. Toiminnallisia evästeitä voidaan käyttää myös verkkosivujen personointiin.

Käyttäytymistä mittaavat evästeet
Nämä evästeet keräävät anonyymia tilastotietoa siitä, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivua. Ne voivat esimerkiksi auttaa meitä ymmärtämään, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivujamme ja mitkä ovat verkkosivumme suosituimmat osat.

Kohdennetut mainosevästeet
Nämä evästeet keräävät tietoja selaustoiminnastasi. Niitä käytetään, jotta mainonta olisi mielenkiintoisempaa ja vastaisi paremmin tarpeitasi. Voimme myös käyttää näitä evästeitä rajoittaaksemme sinulle näkyvien mainosten määrää ja arvioidaksemme mainonnan tehokkuutta verkkosivuilla. Evästeet ovat yleensä kolmannen osapuolen hallinnoiman mainosverkoston asettamia, jotta sinulle voidaan tarjota verkkokäyttäytymisesi perusteella mielenkiintoista sisältöä.

Muut kolmannen osapuolen evästeet
Voimme käyttää myös sosiaalisen median evästeitä verkkosivuillamme. Nämä evästeet keräävät tietoa siitä, mitä olet tehnyt sosiaalisen median verkkosivuilla, kuten Facebookissa, Twitterissä ja LinkedIn:issä. Emme vastaa tällaisista evästeistä. Tutustu huolellisesti kyseisten kolmansien osapuolien tietosuojakäytäntöihin.

 

Parantaaksemme käyttäjäkokemusta ja käyttöä koskevien tilastojen keräämiseksi käytämme evästeitä. Kun käytät tätä verkkosivua, hyväksyt evästeiden käytön.